Vous vous êtes déjà demandé pourquoi certaines personnes semblent avoir assez de temps dans une journée pour boucler leurs dossiers, courir un demi-marathon, préparer un repas digne de Ricardo, puis se lever le lendemain frais et dispos?
Pendant ce temps, vous jonglez entre une tonne de courriels, un café qui refroidit, et la liste des commissions qui grandit plus vite que vos souliers ne s’usent. Pas de panique! Voici quelques stratégies pour mieux gérer votre temps.
1. Prioriser, prioriser… et prioriser encore
La première étape, c’est de faire la différence entre ce qui doit être fait maintenant et ce qui peut attendre un peu. Une méthode populaire est la matrice d’Eisenhower, remise en lumière par Stephen R. Covey (1989). Elle permet de classer vos tâches selon deux axes :
Importance (est-ce crucial ou pas?)
Urgence (est-ce pressant ou pas?)
Résultat :
Important et urgent : À faire illico (sinon, c’est la catastrophe).
Important, mais pas urgent : À planifier avant que ça ne devienne urgent.
Urgent, mais pas important : À déléguer si possible.
Ni urgent ni important : À mettre de côté (ou à éliminer).
Une étude de Macan (1994) dans le Journal of Applied Psychology démontre que la clarté dans vos priorités améliore à la fois l’efficacité et la satisfaction au travail. Si c’est bon pour tout le monde, ça doit être bon pour nous autres aussi !
2. La technique Pomodoro
La technique Pomodoro (Cirillo, 2006) propose de travailler par blocs d’environ 25 minutes, suivis d’une pause de 5 minutes. Après 4 ou 5 cycles, prenez une pause plus longue (15-20 minutes). Le but?
Maximiser la concentration : pendant 25 minutes, on se donne à fond.
Encourager la récupération : les courtes pauses permettent de recharger la batterie.
Une recherche parue dans le Harvard Business Review (Mark et al., 2014) montre que les interruptions fréquentes peuvent réduire la productivité et augmenter le stress. La technique Pomodoro vous aide à limiter ces interruptions, un peu comme si vous accrochiez un gros panneau « Ne pas déranger » dans votre cerveau.
3. Planifier sans s’étouffer
Même si vous êtes plus spontané(e) que planificateur(-trice) dans l’âme, un minimum d’organisation reste essentiel.
Bloquez des plages horaires dans votre agenda : si c’est à l’horaire, vous serez plus enclin à vous y consacrer.
Restez réaliste : les journées n’ont que 24 heures, et vous n’êtes pas une machine.
Des recherches en gestion de projet (Heerkens, 2015) confirment que la planification, combinée à un brin de flexibilité, améliore la réussite et la satisfaction professionnelle. En gros, planifiez pour mieux improviser quand la vie (ou le client) vous envoie un imprévu.
4. Attention aux « voleurs de temps »
Quelques exemples de ces créatures sournoises voleuses de temps :
Notifications en rafale (courriels, messages, réseaux sociaux)
Réunions qui s’éternisent (parfois on aurait pu régler ça en quelques échanges par Teams ou un simple coup de fil)
Le multitâche excessif : plusieurs études (Rosen, 2008) soulignent que le cerveau humain n’est pas super doué pour faire deux ou trois tâches exigeantes en même temps.
Astuces :
Désactivez les notifications ou regroupez-les (par ex., répondez aux courriels à des moments précis plutôt que tout le temps).
Faites respecter un ordre du jour précis lors de vos réunions, ou proposez des formules alternatives.
Concentrez-vous sur une tâche à la fois, autant que possible.
5. Dire « non » sans culpabiliser
On a souvent tendance à dire « oui » à tout, surtout quand on débute ou quand on veut prouver qu’on est indispensable. Résultat : on se retrouve avec une to-do list interminable...
Savoir dire « non » (ou « pas maintenant ») permet de protéger votre temps et vos énergies.
Les spécialistes de la psychologie organisationnelle (Baumeister & Tierney, 2011) soulignent l’importance de la maîtrise de soi et de la régulation des engagements pour éviter l’épuisement.
Apprenez à filtrer les demandes : parfois, c’est un gros « oui » parce que c’est aligné avec vos objectifs. D’autres fois, c’est un « non » franc et direct, ou un « pas cette semaine, merci! ».
6. Prendre le temps de ne pas travailler
Ça semble ironique, mais prévoir des pauses, des moments de détente et des plages de non-travail, c’est essentiel pour recharger vos batteries !
Bouger : une petite marche dehors ou un entraînement rapide peuvent augmenter la productivité et réduire le stress.
Dormir suffisamment : le sommeil est un investissement rentable à 100 %. Une revue (Fang et al., 2015) démontre que le manque de sommeil nuit grandement à la concentration et à la prise de décisions.
Bref, pour être au sommet de votre forme au boulot, vous avez besoin d’un cerveau reposé. Pas besoin d’être un grand philosophe pour comprendre ça!
En conclusion : l’équilibre avant tout
La gestion efficace du temps, c’est un apprentissage continu. Ce qui fonctionne pour votre collègue ne fonctionnera pas forcément pour vous, et vice-versa. L’important est d’être à l’écoute de vos besoins et d’adopter des outils adaptés à votre réalité professionnelle. Faites des essais, ajustez, et surtout, n’oubliez pas de respirer!